Comment assurer le succès d’un événement professionnel ?

Pour de nombreux Office managers, la planification d’un événement professionnel peut être un casse-tête. C’est pourtant le meilleur moyen de réunir des clients, lancer un produit ou remercier ses employés. L’organisation de soirées corporatives est actuellement un secteur en pleine croissance. Voici quelques pistes pour rendre une manifestation unique et mémorable.

Miser sur une bonne logistique événementielle

Un événement est généralement caractérisé par le regroupement de plusieurs personnes dans un même lieu, durant un laps de temps déterminé. D’ailleurs, différents prestataires sont mobilisés pour l’occasion. Lors des rencontres professionnelles, aucune erreur n’est permise. Étant donné que celles-ci se déroulent dans une période relativement serrée. Une organisation rigoureuse et une bonne logistique événementielle sont essentielles afin d’anticiper les moindres détails et d’éviter les mauvaises surprises. Un team building, une soirée d’entreprise et un séminaire d’entreprise ne nécessitent pas la même logistique. De même, chaque événement requiert des ressources différentes. Pour un team building, par exemple, les animations sont importantes. Pour que ce soit un véritable succès, les organisateurs d’événements doivent faire preuve d’originalité.

La logistique événementielle renferme plusieurs aspects. Avant la manifestation, les professionnels s’assurent que tout soit prêt le jour J. Ils se chargent notamment d’acheter ou de louer les éléments utiles à l’événement, comme la location chaises. À ce propos, choisir des chaises avec un design moderne est un meilleur choix. La restauration, les éclairages et le stationnement des véhicules sont également liés à la logistique événementielle. De même, les professionnels s’occupent d’accueillir confortablement les invités. En outre, l’équipe de logistique installe tout le matériel. En même temps, les professionnels vérifient que tout fonctionne correctement. De plus, ils s’assurent du bon déroulement de l’événement professionnel du début à la fin. À la fin de la manifestation, l’équipe démonte l’ensemble des installations.

Astuces et conseils pour réussir un événement corporatif

Le succès d’une soirée d’entreprise dépend de quelques critères à maîtriser parfaitement. Cela commence par définir exactement les objectifs. Les motifs sont nombreux. Il peut s’agir de promouvoir l’entreprise ou une marque, d’annoncer un nouvel axe stratégique de la société, séduire de nouveaux partenaires, etc. Après avoir défini les grandes lignes de l’événement, c’est le moment de désigner l’équipe chargée de l’organisation. De l’accueil à la communication, en passant par le volet technique, dresser un organigramme permet de visualiser ses besoins concernant les ressources humaines. Par exemple, l’équipe « Organisation » se charge de trouver l’endroit, les activités, etc. L’équipe « Administrative » s’occupe des invitations, du budget, de la billetterie, etc.

La prochaine étape consiste à choisir la date de l’événement professionnel. Mais ce n’est pas toujours évident. Et pour cause, il faut qu’elle convienne aux prestataires, aux collaborateurs, aux clients, etc. Ainsi, on évite de programmer la manifestation durant les vacances scolaires, les jours fériés, les lundis, les mercredis, les vendredis ou les samedis matins. Dans le cas d’un événement de grande envergure, rechercher des partenaires et des sponsors s’avère une bonne option. Cela permet, entre autres, de limiter les risques liés aux coûts. Mais afin de faire le bon choix ici, les mécènes et les associés doivent avoir un intérêt à collaborer avec l’entreprise. Pour en savoir plus visitez Aktuel.