Comment organiser une assemblée générale en ligne

La pandémie actuelle liée au coronavirus oblige de nombreuses entreprises à se tourner vers les possibilités de gestion qu’offre le numérique. Ainsi, les rassemblements sont interdits, mais on peut aujourd’hui organiser une assemblée générale en ligne. Un coup de soulagement, mais un travail d’organisation différent. Découvrez dans cet article les meilleures stratégies à mettre en place pour réussir une assemblée générale dématérialisée.

Les dispositions de la loi

En ce qui concerne l’organisation d’une assemblée générale dématérialisée, il n’existe pas de contrainte légale. En effet, la loi n’empêche aucune structure d’organiser une assemblée générale en ligne par visioconférence. Au contraire, le gouvernement a pris une ordonnance pour autoriser la mise en place des réunions par conférence téléphonique même si ce n’était pas prévu dans les statuts de l’organisation. Chaque entreprise est libre de tenir sa séance comme elle le souhaite jusqu’à ce que les mesures sanitaires soient plus souples.

La solution de visioconférence

Plusieurs options de visioconférence sont adaptées pour la circonstance. Vous pouvez choisir entre Zoom, Google Meet, Jitsi et Abode Connect. Toutes ces solutions numériques vous permettront de créer une salle virtuelle et de communiquer le lien aux différents conférenciers. Ils n’auront ensuite qu’à se connecter à l’assemblée générale en ligne sans avoir à créer un compte en amont. Cependant, faites attention à ne communiquer le lien de la salle qu’aux participants.

L’animation de l’assemblée générale en ligne

S’il est difficile de maintenir l’attention des participants à une réunion jusqu’à la fin, il l’est encore plus en vidéoconférence. C’est pourquoi chaque intervenant doit limiter son intervention à 7 minutes au plus puis faire une présentation bien rythmée et très imagée pour rester dans le temps. Vous pouvez mettre en place des idées collectives pour inciter tout le monde à prendre la parole. S’il existe des participants en marge, vous pouvez demander à certains de lire un rapport, à d’autres de prendre des notes, etc. Prenez aussi un moment de pause pour permettre à tout le monde de souffler. De même, l’assemblée générale en ligne peut se faire sur plusieurs matinées à raison de deux heures au plus par jour.

Les votes et pouvoirs en ligne

Les votes pendant une assemblée générale dématérialisée peuvent se faire grâce à des logiciels de vote numérique sécurisés. Ces derniers sont des plateformes de vote dotées : d’une authentification de l’électeur, d’une protection des votes par clés de chiffrement et d’une politique de confidentialité. Ainsi, vous pouvez utiliser l’Euro-Vote qui est particulièrement authentifié par un huissier. Il en existe d’autres comme vote et easyQuorum que vous pouvez aussi essayer.

Signature électronique 

La signature électronique à la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle permet d’authentifier un signataire et d’approuver le contenu d’un document. La signature numérique est certes une suite de caractère, mais il ne s’agit pas seulement de tracer des formes particulières sur une table. Vous pouvez également utiliser des logiciels comme DocuSign pour graver vos décisions à la fin de votre assemblée générale en ligne.